Innkjøp

Rammeavtaler

Hustadvika kommune er medlem av Nordmøre interkommunale innkjøpssamarbeid (NII). Dette er et innkjøpssamarbeid der det etter påmelding blir kjørt felles konkurranser for medlemskommunene. Ved utgangen av 2024 deltok Hustadvika kommune i disse rammeavtalene inngått gjennom innkjøpssamarbeidet:

1. Leiebiler
2. Bedriftshelsetjenester
3. Aksesspunkt og kataloghåndteringssystem
4. KGV og KAV (Konkurransegjennomføringsverktøy)
5. Legemidler og multidose
6. Forsikringsmeglertjenester
7. Asfalt og asfaltarbeider
8. Matvarer - Felles avtale for kolonial, frossen fisk, egg, fjørfe, frukt og grønt, kjøtt, kjøttprodukter
9. Meieriprodukter
10. Medisinsk forbruksmateriell og inkontinensprodukter
11. Møbler
12. Pc-utstyr og tjenester
13. Catering materiell
14. Renholdsmidler og tørk
15. Kontorrekvisita, kopipapir, fritt skolemateriell (ikke faglitteratur), datarekvisita
16. Vikartjeneste innen helse- og omsorgssektoren
17. Rør og rørdeler
18. LØP - økonomistyringssystem - gjennomført i 2023, gjeldende fra 2024.

Innkjøpstjenesten har i 2024 bestått av 6 medarbeidere, hvorav 4 årsverk er tilknyttet Kristiansund
kommune og 2 årsverk er tilknyttet NII – Nordmøre Interkommunale Innkjøpssamarbeid.

Avtaleportefølje
I 2024 er det aAvsluttet 4 anskaffelsesprosesser. Ytterligere 7 anskaffelser som pågikk ved årsskifte.

I tillegg kommer innkjøpsavtaler inngått gjennom NII’s samarbeidspartnere:

1. Hotellavtale
2. Telefoni- Fast og mobil
3. Skolebøker, læremidler og digitale læremidler

Statistikk på bruk av E-handel

Av det totale antall fakturaer til kommunen ble 13 % gjort med E-handel i 2024. Det er kun ordrer som er gjort gjennom vårt bestillingssystem Visma E-handel og der varemottak er fullført via E-handel som blir registrert i denne statistikken og på de avtaler vi har gjennom NII. Det varierer veldig fra område til område hvor «flinke» vi er til å bruke E-handel og det varier også veldig fra enhet til enhet.

Det er mange grunner for det skal brukes E-handel på de områder vi har rammeavtale inngått via NII. En kan nevne Avtalelojalitet, innsparing på tid og ressurser, riktig pris, riktig leverandør og bedre statistikk på forbruk av varer.

I årsrapporten fra NII finner dere litt statistikk fra innkjøpsområdet. Både for Hustadvika kommune og for alle NII kommunene

Hustadvika kommune har også inngått egne rammeavtaler. Pr. 31.12.2024 var det inngått rammeavtaler på disse områdene:

1. Tømrertjenester
2. Maler og gulvleggertjenester
3. Elektrikertjenester på kommunens bygninger. Nødlysanlegg og brannalarmanlegg og materiell
4. Maskinleie
5. Vintervedlikehold av kommunale veier
6. Kraftlevering
7. Vaskeritjenester og leietekstiler
8. Veterinærvakttjeneste i Fræna og Averøy vaktdistrikt
9. Offentlig ettersøk av skadet vilt
10. Praktisk bistand – til private husholdninger (frie brukervalg)
11. Rørleggertjenester og rørleggermateriell
12. Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) for Hustadvika kommune
13. .Elbillading

Rammeavtaler på flere områder står for tur.

Kurs i bruk av Visma E-handel

Det ble i 2024 gjennomført felles kurs for hele kommunen i regi av NII.

Delegasjon

I delegasjon av myndighet fra kommunedirektør vedtatt 12.07.2022 av Per Sverre Ersvik heter det bl.a. i punkt 5.0 Innkjøp:

«Ansvar for å inngå rammeavtaler delegeres til økonomisjef. Ansvar for å inngå andre avtaler på drift delegeres til enhetsleder og prosjektleder for det som gjelder investering. Kommunalsjef/økonomisjef godkjenner avtaler over terskelverdien.

Anskaffelser i drift delegeres til enhetsleder og til prosjektleder for det som gjelder investering.».

ROS-analyse
 

Det ble i 2022 gjennomført en ROS analyse på innkjøp. På følgende områder var risiko større enn grensen:

• Ikke riktig kompetanse i innkjøpsteam
• Overskridelse av budsjett

Det arbeides nå med tiltak for å redusere risikoen ned til akseptabelt nivå.

På øvrige områder som ble vurdert var risiko innenfor det akseptable.

Forvaltningsrevisjon

Flere år på rad har kommunen hatt forvaltningsrevisjon på innkjøp uten store avvik